كيف تستخدم Google Calendar لإدارة أفضل لوقتك؟

يمر الكثيرين على Google Calendar غير عابئين لخدماته ظناً منهم أنه كأي تطبيق آخر للتقويم غافلين عما يقدمه من مميزات رائعة قد تساعدهم في إدارة الوقت كان ذلك للأغراض الشخصية أو حتى الاحترافية والعملية. نحن في عرب هاردوير نعتمد على Google Calendar بشكل أساسي في إدارة المواعيد والاجتماعات أثناء العمل وحتى في الأمور الشخصية ما دفعنا اليوم أن نشارك معكم تجربتنا له ونقدم لكم بعض النصائح لأفضل تجربة في إدارة الوقت وتنظيمه.

أربط حساباتك المختلفة

يقوم Google Calendar بالارتباط بحساب Gmail الخاص بك فور تسجيل الدخول على هاتفك ليربط بين ما يدور في هاتفك وما يدور في بريدك الالكتروني. وللاستفادة الأكبر من تقويم جوجل قم بربط حساباتك الأخرى كانت حسابات جوجل، حسابات مواقع التواصل الاجتماعي أو أي حسابات أخرى مع Google Calendar لتحصل على كل التزاماتك في مكان واحد.

أبحث عن اهتماماتك الأخرى

لا تقتصر التقويمات التي يمكن ربطها مع Google Calendar بالتقويمات المتواجدة على الأجهزة أو الحسابات المختلفة بل تتيح جوجل إضافة تقويمات أخرى، عبر عدة طرق بعضها من خلاله والبعض الآخر من أي مصادر خارجية. تقدم جوجل للمستخدمين تقويم الإجازات الرسمية في الدولة المقيم بها المستخدم، وتتيح إضافة المناسبات الرسمية لعدد من الأديان المختلفة كما يمكن إضافة جداول المباريات لعدد من الرياضات، من خلال الرياضات التي تدعمها جوجل أو من خلال روابط خارجية لتقويمات لرياضات أخرى.

نظم تقويماتك المختلفة

الآن وقد جمعت كل تقويماتك في مكان واحد قم بتحديد نظام الإشعارات لكل تقويم عن طريق تحديد طريقة التنبيه, موعد التنبيه وكذلك ظهور التقويم وإخفاءه من الواجهة الرئيسية للتطبيق. تلك الخطوة وإن كانت بسيطة ستجعلك تُلم بكل ما عليك فعله من خلال النظر فقط للصفحة الرئيسية أو Widget التطبيق دون الحاجة للبحث والتنقل بداخله.

اعتمد على Google Calendar في تحديد الاجتماعات والاحتفالات

اعتاد الكثيرين على تحديد مواعيد الاجتماعات وتبليغ الجميع من خلال رسائل البريد الالكتروني لينتظروا الرد من كل طرف والدخول في متاهات كثيرة, الأمر يزداد سوءاً مع الاحتفالات العائلية أو بين الأصدقاء حيث يعتمد الأغلبية على مجموعات المحدثات النصية والتي يتطلب تصفحها كلها لتجميع معلومات عما سيحدث.

الميزة الأساسية في Google Calendar وبعيداً عن كل ذلك هو أن الجميع أصبح يمتلك حساب Gmail وهو ما يعني أن إنشاء أي موعد ومشاركته مع الآخرين ما هو إلا مسألة ثوانٍ معدودة. ومع تلك السهولة في الوصول للجميع يظهر Google Calendar المدعوين الذين سيحضرون والذين سيتغيبون كما سيسهل عملية تحديد مكان الاجتماع من خلال مشاركة المكان عبر Google Maps وإتاحة القدرة للمتغيبين على التواصل عبر Hangouts كان بالصوت أو بالفيديو للمشاركة حتى وإن لم يكونوا متواجدين.

الاعتماد على Google Calendar في العمل يساعد أيضاً من جهة أخرى عبر التعرف على مواعيد الآخرين فالتطبيق يوفر إمكانية البحث في تقويمات فريق العمل عن المواعيد الفارغة للجميع ليكون المعاد المحدد مناسب للجميع دون تضيع الوقت في الوصول لموعد مناسب.

شارك تقويماتك مع الآخرين

يتيح Google Calendar إمكانية مشاركة التقويمات مع الآخرين. هذا الأمر يمكن تحديده من خلال إعدادات كل تقويم منفصل (أحد الفوائد لتنظيم التقويمات وفصلها عن بعضها البعض) كما يمكن تحديد الصلاحيات التي يحصل عليها الطرف المُشارك كالتعديل والإضافة أو المشاركة كما يمكن أيضاً أن تشارك تقويماتك للعامة لأغراض شخصية أو تجارية على سبيل المثال.

حدد ساعات العمل

في عالمنا المزدحم لا يتثنى للجميع تذكر مواعيد عمل الآخرين خاصة إذا لم يكونوا من أصحاب العمل في المواعيد التقليدية من 8 صباحاً إلى الخامسة مساءً. جوجل حلت تلك المشكلة من خلال تحديد مواعيد للعمل ما يمنع الآخرين من إضافتك في أحداث خلال ساعات عملك كما ستساعدهم في تحديد الموعد من البداية إذا ما استخدموا خاصية المواعيد الفارغة التي ذكرنها للتو.

لا تنشغل باختلاف التوقيت العالمي

ليس من الضروري أن يكون زملائك في العمل في نفس الدولة فالعديد من الشركات حالياً تملتك موظفين في دول متفرقة حول كوكبنا الأزرق. جوجل توفر في إعدادات Google Calendar إمكانية تحديد المناطق الزمنية Time Zone والتي غالباً ما تكون بحسب موقعك ولكن يمكن تغيرها يدوياً. يمكن كذلك إضافة مناطق تظهر بصورة افتراضية عند إنشاء أي أحداث جديدة في حال اقتصر الأمر على عدد من المناطق المحدودة.

احرص على تفعيل إضافة الأحداث تلقائياً

من ضمن خيارات الإعدادات في Google Calendar هو إمكانية تفعيل إضافة الأحداث الجديدة بصورة تلقائية للتقويمات المختلفة. هذا الأمر وإن كان يبدوا بسيطاً ولكن يوفر القيام بالعديد من المهام بشكل مذهل فعل سبيل المثال ومن خلال تجربة شخصية قمت بتحديد موعد مع جهة ما عبر الإنترنت. بعد تحديد الموعد حصلت على بريد إلكتروني به جمله واحدة فقط وهي “لقد تم تحديد الموعد بنجاح” ومرفق معه ملف دون أي بيانات أو ملفات أخرى مرفقة.

بعد حصولي على البريد الالكتروني أردت التأكد مكان الجهة عبر خرائط جوجل لأجد أن المكان الذي أريد الوصل له يظهر على الخرائط بشكل مميز ومربوط بحدث متواجد في تقويم جوجل يحتوي على كافة التفاصيل, الملف المرسل وكذلك موعد وطريقة التنبيه. كل تلك التفاصيل حصلت عليها في بضعة ثوانٍ فقط.

هذه كانت أبرز المميزات التي نعتمد عليها في Google Calendar والتي تساعدنا باستمرار في إدارة أوقاتنا ومتطلبات العمل بشكل مستمر.

هل تعتمد على Google Calendar في إدارة وقتك؟ وهل تستخدم مميزات أخرى في التطبيق؟

شاركونا بتجاربكم في التعليقات!