غوغل تقدّم نصائح لإنجاز عملك ضمن المنزل

إنّ الأنشطة التجارية تفكّر في إيجاد طريقة لإبقاء فريق العمل على اتصال مباشر، وخاصة عندما لايكونوا في نفس المكان، ونظراً لهذا، قامت شركة غوغل بسؤال عدد من العملاء عن التوصيات اللازمة لبقاء الشركات فعّالة ومنتجة.

وجُمعت هذه التوصيات عبر 8 نصائح لتعزيز التعاون بين فرق العمل التي تعمل عن بُعد، وخاصة في ظلّ الظروف الراهنة التي يشهدها العالم بوجود فيروس كورونا الذي أجبر الكثير من الشركات على العمل في منازلهم ، لتفادي تفشي الفيروس .

1. قم بإنشاء اسم مستعار للفريق للحفاظ على سهولة الاتصال: حيث تتيح لك قائمة البريد الإلكتروني التي تتضمن جميع أعضاء فريقك مشاركة المعلومات بسرعة، ويمكن استخدام غرفة الدردشة لإجراء مناقشات سريعة الحركة.

2. تحقق من أذونات المشاركة في المستندات المهمة حتّى يتمكّن المتعاونون من التعديل والتعليق حسب الحاجة: يمكنك أيضاً التفكير في إنشاء مساحة مشتركة في درايف حيث يمكن لفريقك تخزين الملفات والبحث فيها والوصول إليها من أيّ جهاز.

3. جدول الاجتماعات حتى تتمكن من البقاء على اتصال: يمكنك إعداد دعوات التقويم وإنشاء جدول أعمال مسبقًا وإرفاق المستندات ذات الصلة بالدعوة، ومن الجيّد أيضاً التأكّد من أنّ الجميع على دراية بمؤتمرات الفيديو.

4. حافظ على تواصل فريقك وتنظيمه كل يوم: الآن بعد أن تمّ إعداد فريقك واستعدّ الجميع للعمل من المنزل، تنصح غوغل ببعض الطرق لإبقاء الجميع في نفس الصفحة.

5. عقد اجتماعات يوميّة للبقاء على اتصال مع الزملاء في العمل: يمكن أن يكون العمل في المنزل يشكل عزلاً للبعض، إلا أنّ عقد المؤتمرات عبر الفيديو يعدّ طريقة رائعة لإبقاء الأشخاص على اتصال، لذلك حاول أن تكون مرئياً أمام الكاميرا عندما يكون ذلك مناسباً، وقم بتقديم المحتوى ذي الصلة، وطرح الأسئلة لإثارة المحادثات، وعندما تمنع المناطق الزمنية الجميع من الانضمام إلى الاجتماع قم بتسجيله وذلك بعد التأكّد من أنّ المشاركين يشعرون بالراحة عند التسجيل.

6. شارك الأهداف والتحديثات بانتظام: سواء كان ذلك من خلال مجموعة دردشة أو في مستند مشترك يقوم الجميع بتحديثه، فإن تسجيل ما يتم إنجازه هو طريقة رائعة للشعور بالاتصال وإبقاء الجميع على اطلاع ومتابعة عناصر العمل.

7. الاستمرار في ممارسة آداب العمل الجيد: لأنّ فريقك ليس في المكتب لا يعني أنّهم ليسوا مشغولين، لذلك تحقق من التقويم قبل جدولة الاجتماعات وعندما تتواصل عبر الدردشة ابدأ بالسؤال عما إذا كان الوقت مناسباً للتحدّث، ويمكنك أيضاً إعلام زملاء العمل بشكل استباقي بتواجدك من خلال إعداد ساعات العمل في التقويم، بهذه الطريقة، إذا حاول أحد أعضاء الفريق جدولة اجتماعٍ معك خارج ساعات العمل الخاصة بك، فسوف يتلقى إشعاراً تحذيرياً.

8. إنجاز عملك على شبكة الواي فاي في المنزل: مشاركة المساحة والاتصال بالإنترنت في المنزل يعني أنك قد تحتاج إلى أن تضع في اعتبارك احتياجات الآخرين القاطنين معك في المنزل، لذلك إليك بعض النصائح:

_ حاول أن لا تهدر وقتك بالكامل على الفيديو: هناك العديد من الأدوات تحت تصرفك للبقاء على اتصال مع فريقك، سواء كانت غرفة دردشة أو مستنداً مشتركاً أو استبياناً قصيراً أو مكالمة جماعية سريعة، اختر الخيار الأفضل.

_ أوجد الإعداد المناسب، وحاول عدم تشتيت انتباه الآخرين، وحافظ على التركيز.

ليفانت - العربية